Orientações sobre o licenciamento e fiscalização Microsoft!

Desde 2012-2013 a Microsoft vem estruturando seus canais de denuncia e fiscalização para combater a pirataria dos softwares Microsoft. Empresas de todos os tamanhos e áreas de atuação, inclusive as de pequeno porte no Brasil todo, seja na capital ou interior, estão recebendo constantemente e-mails e telefonemas da Microsoft informando que receberam uma denúncia de utilização dos softwares Microsoft de forma irregular na empresa. Esta abordagem quase sempre ocorre através de um e-mail @microsoft.com e com a assinatura no e-mail de “Área de Conformidade e Licenciamento; Anti Piracy; Tele Licensing Compliance”, ou através do telefone solicitando que o responsável pela área de TI ou de software atenda as solicitações.

Alguns e-mails enviados por estas equipes podem abordar o assunto com um tom ameaçador e intimidador, informando que se não tiverem um retorno até a data estipulada será acionado a área jurídica da Microsoft. No e-mail é solicitado um levantamento de todas as licenças Microsoft no ambiente, desde licenças das estações de trabalho (Windows e Office) até as licenças em servidores (Windows Server, Exchange, Cal de TS, SQL Server, entre outros) e o retorno destas informações através de uma planilha chamada PUA (hoje em dia online), ou em alguns casos solicitam instalar um software no servidor e distribuir via GPO para todas as estações, possibilitando assim a coleta de forma automática. Cuidado, este software não é da Microsoft e sim de parceiro que o desenvolveu, portanto, antes de instalar, valide se não infringe nenhuma norma interna a instalação deste software. Como consultor, não recomendo a instalação do mesmo, e sim o envio das informações de forma manual pela PUA.

O objetivo deste artigo, não é analisar juridicamente se a empresa é obrigada a enviar estas informações ou não. Deixo está pergunta a área jurídica da empresa. Em alguns casos, o não retorno poderá acarretar em uma ação judicial pela Microsoft, solicitando a análise no ambiente. Neste momento é provável que a Microsoft não seja flexível em relação ao prazo para a regularização.

Como sugestão para as empresas que receberem este contato, oriento realizarem os procedimentos solicitados, enviando a PUA, visto que se existir irregularidade o intuito desta auditoria é verificar a conformidade ou não em relação a utilização de propriedade intelectual da Microsoft. Caso seja detectado alguma irregularidade a empresa poderá ter um prazo para esta adequação.

Após o envio das informações via planilha PUA para a Microsoft, será realizado um confronto das licenças cadastradas na Microsoft (Open Volume) com as que a empresa informou na planilha e, caso exista algum GAP (diferença), a Microsoft irá solicitar notas fiscais para comprovar a legalidade do software.

Maquinas compradas através da Dell, HP, IBM, entre outros, que venham com o Windows e, ou Office instalados não são de conhecimento da Microsoft, por isso é obrigatório arquivar todas as notas fiscais relacionadas à Softwares, visto que, este é o único meio de comprovar a legalidade do software.

Observação importante: No entendimento da Microsoft mesmo que o equipamento tenha sido comprado a mais de 5 anos, ainda há a necessário de guarda das Notas Fiscais, portanto, atenção.

A seguir, algumas dicas sobre licenciamento, e como realizar o levantamento das licenças Microsoft no ambiente.

– Licenciamento Office: Se a empresa possui solução Citrix, Terminal Server, entre outros, ou seja, uma estrutura no qual as estações de trabalho (normalmente thin client) se conectam no servidor para realizar as operações, é comum, entendermos que somente uma licença do Office seja o suficiente, visto que está instalado somente em um servidor. Porém o licenciamento Microsoft em relação ao Office é por usuário, desta forma, se 50 usuários conectam no servidor e utilizam o aplicativo Office serão necessárias 50 licenças Office para o ambiente.

– Licenciamento de Call de acesso: É necessária uma call de acesso Windows para cada usuário ou dispositivo que estiver acessando ou utilizando algum recurso no servidor Windows. Desta forma, se existir “N servidores” Windows 2008 r2 no ambiente e 50 usuários, são necessárias 50 call de acesso Windows 2008 r2, ou seja, indiferente da quantidade de servidores é necessário somente uma licença vinculada ao usuário ou dispositivo, porém, se a empresa migrar alguma solução para o Windows 2012, podendo ser o Active Directory adicional, File Server, Print Server, etc., será necessário adquirir 50 novas call de acesso para Windows 2012.

– Licença Windows 2012: Nesta versão a Microsoft mudou as opções de licenciamento, possuindo somente a versão Standard e Datacenter. Com as Standard é possível subir 2 maquinas virtuais no ambiente e utilizar o host físico para aplicações, enquanto a Datacenter é ilimitado a quantidade de maquinas virtuais naquele servidor (host físico).

Observação: Foi apresentado de uma forma genérica algumas questões de licenciamento, visto que, dependendo da estrutura do ambiente, e recursos do Windows utilizados, pode ser necessário uma consultoria especializada para apoiar nestas questões.

Em relação ao preenchimento da PUA (planilha Microsoft) se o ambiente for simples, pode ser realizado de forma manual a checagem nas maquinas e servidores e preencher a quantidade de Windows XP, 7, 8 no ambiente, quantidade de Office, Exchange, SQL Server, entre outras informações solicitadas. Porém se o ambiente for grande e complexo recomendo procurar o apoio de especialistas neste tipo de situação que irá realizar as etapas de, entendimento do cenário, levantamento das informações do ambiente, inventário, notas fiscais e o preenchimento da planilha.

Para maiores informações a Microsoft possui um site explicando a antipirataria: http://www.microsoft.com/pt-br/antipirataria/default.aspx, e também o site chamado SAM (Software Asset Management) que pode apoiar com informações para realizar inventário do ambiente em relação a Software Microsoft http://www.microsoft.com/pt-br/sam/default.aspx.

Para finalizar o artigo, recomendo sempre o preenchimento correto da planilha, ou seja, não omitir informações.

[Imagem by: ShutterStock]

Gustavo de Castro Rafael

Fundador da PDCA TI – Consultoria & Treinamentos. Consultor com mais de 7 anos de experiência nas áreas de Governança de TI, Gestão de TI e Segurança da Informação. Responsável por diversos projetos em empresas de médio e grande porte nos setores de saúde, industrial, alimentício, financeiro, sucroenergético e serviços.


Artigo com publicação autorizada nos sites: www.itfriends.org, www.profissionaisti.com.br, www.tiespecialistas.com.br e Linkedin

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